レセプションパーティーの企画では何をする？ポイントやマナーを解説！

レセプションパーティーの企画にあたって、「企画のやり方を知りたい」「余興で悩んでいる」と悩んでいる人もいるでしょう。

そこで本記事では、レセプションパーティーの基本知識や準備すべきポイント、マナーについて解説します。レセプションパーティーにとり入れる余興・演出のアイデアも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

「マジシャン派遣ランド」ではご予算や目的に合わせたマジシャンの派遣やプランの提供をしています。レセプションパーティーでの企画にお困りの方は、ぜひ以下よりお気軽にご相談ください。

レセプションパーティーとは

ここでは、レセプションパーティーに関する基本的な知識や情報を解説します。企画にあたって覚えておきたいポイントを整理しているため、ぜひ参考にしてください。

レセプションパーティーの目的・活用シーン

レセプションパーティーとは、参加者の交流促進を目的としている社交的なイベントを指します。レセプションパーティーの主な目的は、以下のとおりです。

主催者が大切なゲストを招待して特別な節目を一緒に祝うとともに、今後に向けた関係強化を進めるのが大きな目的です。一般的な懇親会や親睦会などのパーティーとは異なり、外部のゲストを招待して交流する、公の場の側面が強いイベントであるといえます。

たとえば、企業が取引先や顧客を招待し、新商品を発表したり創立記念日を祝ったりするイベントが考えられます。

レセプションパーティーを企画する際の流れ

レセプションパーティーを企画する際の大まかな流れの例は、以下のとおりです。

• イベントの目的やテーマを決める
• 開催日時を決める
• 当日のプログラムを決める
• 会場や飲食物を手配する
• 役割分担を決める
• ゲストを決めて招待状を送る
• パーティーで行うコンテンツを準備する
• 記念品やノベルティなどを用意する
• ゲストの出欠管理をする

上記はあくまでも例の一つですが、「企画→準備→当日」の流れは基本的に変わりません。

レセプションパーティー当日の流れ

レセプションパーティー当日の流れは、おおむね以下のとおりです。

• 受付
• 開会のあいさつ
• 歓談・食事
• 発表・余興・トークセッションなど
• 閉会のあいさつ
• ゲストのお見送り

レセプションパーティーの大きな目的の一つが、ゲストとの交流です。

歓談・食事から閉会までの間に、いかに参加者同士が距離を縮められるのかが重要なポイント。参加者同士の交流を活発にするために、ちょっとした余興を用意して場を和ませる方法も考えられます。

レセプションパーティーで手配・準備するべき要素

レセプションパーティーの成功には、入念な準備が欠かせません。ここでは、レセプションパーティーで手配・準備するべき要素とポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

開催日時

レセプションパーティーの企画にあたっては、開催日時を決定する必要があります。開催日時を確定しないと、会場や食事などさまざまな手配を進められません。そのため、企画においては最初の段階で開催日時を決定するようにするべきです。

開催日時を考えるにあたっては、ゲストが参加しやすいタイミングがいつなのか考える必要があります。たとえば、一般的なビジネスパーソンをゲストに呼ぶのであれば、平日よりも週末に開催したほうが参加してもらいやすいと考えられます。

会場

レセプションパーティーの企画においては、会場選びも重要な要素です。会場の雰囲気によって、レセプションパーティーの雰囲気も大きく左右されます。以下のような条件を列記し、すべてを踏まえた上で最適な会場を選択してみてください。

• 開催目的
• 開催日時
• 参加人数
• 交通アクセス
• バリアフリーの要否
• 音響機器や大型ビジョンの有無　など

会場の候補を絞ったら基本的には現地に行って下見し、対応レベルを確認するのがおすすめです。

記念品・お土産

レセプションパーティーの開催にあたっては、記念品やお土産の準備も大切です。レセプションパーティーでは、ゲストが手土産を持って訪れるケースも多いためです。ゲストに喜んでもらうように考えて、日持ちがしてかさばらないようなアイテムを用意してみてください。

また、自社の製品をお土産として用意するケースも多々あります。アピールの好機であるため、ゲストの人数に対して不足してしまわないようにしっかりと準備しておくべきです。

招待客の選定と招待状の送付

レセプションパーティーの準備としては、招待客の選定と招待状の送付も欠かせません。参加者リストを作成した上で招待状を発送すれば、抜け漏れを防げます。出欠管理をする都合を考えると、招待状はできるだけ早期に送っておく必要があります。

時期目安	やるべきこと
2〜3カ月前	招待客リストの作成・招待状の発送
1カ月前	出欠の締め切り・人数の確定
2週間前	最終リマインドの送付

遅くともレセプションパーティー当日の1カ月前、できれば2〜3カ月前には発送できるように余裕を持って準備を進めるべきです。また、招待状に返信期限を記載しておくのも、出欠管理をしやすくするポイントの1つです。

当日のプログラム

レセプションパーティーの準備においては、当日のプログラムをしっかりと考える必要があります。当日の流れを明確にしておけば、運営に関わるスタッフの混乱を防ぎ当日の進行がスムーズになります。タイムテーブルの形式で、「何時に」「誰が」「何をするのか」を明確にしておくようにしてください。

ゲストの視点で考えても、当日の流れを明確に把握できた方が親切です。また、プログラムの作成と並行して司会者や受付担当者などの役割を事前に決めておく必要もあります。

食事・ドリンク

レセプションパーティーの成功のために、食事やドリンクの準備は欠かせない要素です。食事やドリンクの準備は、ゲストとのコミュニケーションをスムーズにするためにも欠かせません。レストランが併設されている会場であれば、食事やドリンクの用意も一緒に依頼できます。

しかし、イベントホールのようにレストランが併設されていない場所を利用する場合は、食事やドリンクを別途手配しなくてはいけません。ケータリングサービスを利用し、おいしくて華やかな食事やドリンクを準備してください。

余興・演出

レセプションパーティーを盛り上げるための余興や演出についても、しっかりと考えておく必要があります。ゲストを楽しませて華やかな雰囲気を演出するためには、プロのパフォーマーへの外注がおすすめです。

レセプションパーティー全体のクオリティを高めて特別な時間にするためには、魅力的な余興や演出が欠かせません。

レセプションパーティーで守るべきマナー

レセプションパーティーを実施する上では、他の参加者に対して失礼にならないようにする必要があります。主催者側、ゲスト側のマナーを理解し失礼に当たらないような過ごし方を心がけましょう。

主催者のマナー

主催者が守るべきマナーは、主に以下のとおりです。

ゲストを迎える立場として、不快な気持ちをさせないように心掛けてください。参加してくれているゲストに対する感謝の気持ちを忘れずに、少しでも良い時間を過ごしてもらうようにする姿勢が大切だといえます。

ゲストのマナー

レセプションパーティーにゲストとして参加するマナーとしては、以下が挙げられます。

ゲストとしては周囲の人とのコミュニケーションを大切にし、笑顔で丁寧な対応を心掛けてください。お酒が入るとどうしても気持ちが大きくなってしまうものですが、他の参加者や主催者に対して失礼がないようにしなくてはいけません。

レセプションパーティーの企画におすすめの余興・演出3選

レセプションパーティーの成功のためには、ハイクオリティで印象的な余興・演出が欠かせません。ここでは、レセプションパーティーの企画におすすめの余興・演出を紹介します。

 マジックショー

レセプションパーティーの余興には、マジックショーがおすすめです。マジックショーであれば、幅広い種類のレセプションパーティーに取り入れやすいといえます。レセプションパーティーにマジックショーが向いている主な理由は、以下のとおりです。

「マジシャン派遣ランド」では、レセプションパーティーへのマジシャン派遣もしています。

たとえば、老舗ホテルで行われたグローバル企業様主催の前夜祭イベントでは、ステージマジックとテーブルマジックを組み合わせた約50分間のパフォーマンスをご提供しました。

詳細については、以下のページをご参照ください。

バルーンパフォーマンス

レセプションパーティーに適した余興・演出としては、バルーンパフォーマンスも挙げられます。会場を華やかに彩り、記憶に残る演出が可能です。レセプションパーティーにバルーンパフォーマンスが適している主な理由は、以下のとおりです。

「マジシャン派遣ランド」では、バルーンアーティストの派遣にも対応しています。気になる方は、以下よりお気軽にご相談ください。

LEDパフォーマンス

LEDパフォーマンスは、特別感のあるレセプションパーティーにするためにおすすめの余興・演出です。光の錯覚を駆使すれば、非日常的な空間を演出できます。LEDパフォーマンスをレセプションパーティーに取り入れる魅力は、以下のとおりです。

壮大でラグジュアリーな印象のレセプションパーティーにしたいなら、LEDパフォーマンスは魅力的な選択肢だといえます。

まとめ

レセプションパーティーは、ゲストを招いて交流を図るビジネスイベントです。スムーズな進行を心掛ければ、招待したゲストとの信頼関係をより強められます。

ピッタリの余興を取り入れて、ハイクオリティなレセプションパーティーに仕上げましょう。

「マジシャン派遣ランド」では、レセプションパーティーに適したマジックショープランの提供や、マジシャンの派遣をしています。印象的なレセプションパーティーにしたいとお考えであれば、ぜひ以下よりお気軽にご相談ください。